Seit 30 Jahren gibt der Heidelberger Professor Lothar Seiwert Seminare zum Zeitmanagement
© Gene Glover

Reden wir über...
Zeitmanagement

Zu wenig Zeit, zu viel zu tun und dauernd das Gefühl abgelenkt zu werden? Wir sollten lernen, öfter mal die Stopp-Taste zu drücken, empfiehlt der Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert. Und gibt Tipps, wie wir mehr Kontrolle über unsere Zeit gewinnen.

Herr Seiwert, es ist gerade 11.11 Uhr. Warum haben Sie ausgerechnet diese Uhrzeit für unser Gespräch vorgeschlagen?

Ich hätte auch 12.12 Uhr sagen können. Meine Seminare setze ich gerne von 8.08 Uhr bis 17.07 Uhr an – einfach, um die Leute wachzurütteln und aufmerksam zu machen. Es ist der erste Schritt, das Thema Zeit spielerisch auf die Schippe zu nehmen.

Für die meisten ist es eher ein ernstes Thema – sie leiden unter einem permanenten Zeitmangel. Woher kommt das?

Viele Menschen beschäftigen sich mit zu vielen Dingen gleichzeitig. Sie lesen ein Buch, während der Fernseher läuft und Freunde sich mit ihnen unterhalten möchten. Das ist zu viel. Wir sind nicht für Multitasking geschaffen, sondern sollten vielmehr eine Sache nach der anderen erledigen. Monotasking ist in, nicht Multitasking! Die empfundene Zeitnot rührt daher, dass wir zu viel zu tun haben. Wir hecheln den Arbeitsaufträgen hinterher, beeilen uns ständig und empfinden das als Stress und permanenten Zeitmangel.

Zur Person Nach dem Studium der Wirtschaftswissenschaften in Marburg und Frankfurt arbeitete Lothar Seiwert als Personalentwickler, Managementtrainer und Hochschullehrer, bis er sich 1992 als Keynote-Speaker selbstständig machte. Deutschlands führender Zeitmanagement-Experte schrieb Ratgeber wie „Das neue Zeit-Alter“, „Simplify your time“ und „Ausgetickt“ und erhielt deutsche und US-amerikanische Awards als Vortragsredner.

Welches sind die Auslöser für die empfundene Zeitnot?

Erstens E-Mails. Zweitens E-Mails. Und drittens E-Mails. Hinzu kommen die sozialen Medien und die vielen Apps, die wir auf unseren Smartphones haben. Es gibt Voicemails, SMS, Instant-Messages, Facebook, Xing, Linkedin und Pinterest. Wer das alles nutzt, verwendet darauf in der Summe unglaublich viel Zeit. Nach Angaben des Internetportals „statista“ verbringen wir täglich 147 Minuten im Internet. Die ständige Vernetzung ist aber gar nicht erstrebenswert. Vielmehr sollten wir immer wieder mal abschalten – das geht auch im Job.

Ist das denn wirklich negativ? Wir haben ja unsere Gründe, warum wir all diese Plattformen und Technologien nutzen …

Das Institut der deutschen Wirtschaft hat ausgerechnet, dass jedes Halbjahr Arbeitgebern Hunderte Millionen Euro entgehen, weil ihre Mitarbeiter täglich viele Stunden in Reiseportalen, bei Ebay, Facebook oder sonst wo ihre Zeit vertun. Wenn Sie bei Xing sind und eine Ihrer Kontaktpersonen ein Event erstellt, werden Sie per E-Mail jedes Mal benachrichtigt. Ich hasse das. Die ständige E-Mail-Flut reißt einen aus der Konzentration, und es ist schwer, den Faden dann wieder aufzunehmen. Die meisten Menschen verbringen viele Stunden täglich damit, sofort zu antworten. Dabei ist es völlig egal, wie wichtig eine Anfrage gerade sein mag. Ich empfehle, sich zweimal am Tag 30 Minuten Zeit zu nehmen,in denen man ausschließlich Mails zügig und konzentriert wegarbeitet.

Die ständige E-Mail-Flut reißt einen aus der Konzentration, und es ist schwer, den Faden dann wieder aufzunehmen.
Lothar Seiwert

Was hilft, disziplinierter zu werden?

Wir müssen uns einfach bewusst werden, dass wir nicht alles sehen, lesen und mitbekommen können. Und dass wir auch nicht ständig sofort antworten müssen. Das ist eine Frage der Prioritäten. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie wir unsere Tage am besten effektiv einteilen, können uns auch Zeitpläne helfen. Damit teilen wir den Tag am Abend vorher ein, inklusive der Stunden, in denen wir ganz bewusst ein paar Dinge unerledigt lassen.

Setzen uns solche detaillierten Pläne nicht noch mehr unter Druck?

Es gibt eine enorme Anspruchshaltung unseres Umfelds an uns, keine Frage, aber auch wir selbst haben sehr hohe Ansprüche an uns. Zeitpläne helfen uns grundsätzlich, damit besser umzugehen. In der Regel schaffen wir das, was wir uns für ein bestimmtes Zeitfenster vornehmen, gar nicht. Vieles braucht einfach doppelt so lange wie zunächst gedacht. Sich seine Ziele aufzuschreiben und nach Prioritäten einzuordnen mag auf den ersten Blick bürokratisch anmuten. Es hilft aber, uns realistischer einzuschätzen und besser zu planen. Gut ist besser als perfekt! Die Zeit, die wir für die Erstellung eines täglichen Plans benötigen, überschreitet selten fünf Minuten. Aber es lohnt sich.

Seit 30 Jahren gibt der Heidelberger Professor Lothar Seiwert Seminare zum Zeitmanagement
Seit 30 Jahren gibt der Heidelberger Professor Lothar Seiwert Seminare zum Zeitmanagement. Mehr Infos: lothar-seiwert.de
© Gene Glover

Viele Ihrer Ratschläge zielen darauf ab, effektiver zu sein – arbeiten wir nicht schon genug?

Tatsächlich nimmt der quantitative Anteil unserer Arbeit an der Lebenszeit tendenziell zu, allerdings könnten wir viel effizienter und effektiver arbeiten – also nicht noch mehr Dinge richtig, sondern die richtigen Dinge tun. Ein Beispiel: Ich spare mir in E-Mails Höflichkeitsfloskeln wie Anrede und Abschied. In der Sache ändert das nichts, aber es ist in der Summe vieler täglicher E-Mails eine zeitliche Erleichterung.

Es gibt inzwischen einen großen Markt für Zeitmanagement-Ratgeber, Vorträge und Schulungen. Die Frage ist: Wie nachhaltig sind diese Angebote? Und erweisen sich viele Ratschläge am Ende nicht als leere Versprechen?

Nur weil sich die Tipps wiederholen, ändert das nichts an ihrem Wahrheitsgehalt und Nutzen. Aus dem Feedback, das ich von meinen Seminarteilnehmern bekomme, kann ich ablesen, wie wirkungsvoll manchmal kleine Veränderungen sein können. Der Erfolg hängt allerdings von unser Selbstdisziplin ab. Wir müssen dafür sorgen, dass wir Pausen machen. Auf meinen Bahnfahrten schaue ich gerne mal aus dem Fenster und nicht aufs Notebook. Im ICE kann ich entspannen, arbeiten oder mir etwas aus dem Bordrestaurant bestellen. Die Verantwortung liegt ganz bei mir: Ich selbst muss meine Eigen-Zeit gestalten.

Bahn-Profil Prof. Dr. Lothar Seiwert legt pro Jahr rund 5000 Kilometer auf Schienen zurück. Seine Routen führen ihn meist von Heidelberg nach München oder ins Ruhrgebiet. Seine Lieblingsbeschäftigung in der Bahn: „In Ruhe mit dem Laptop arbeiten, den WLAN-Zugang nutzen und etwas Leckeres aus dem Speisewagen bestellen.“ Seit 30 Jahren gibt der Heidelberger Professor Lothar Seiwert Seminare zum Zeitmanagement © Gene Glover

Was ist der größte Zeitmanagement-Irrtum?

Viele setzen Zeitmanagement gleich mit genauer Kalenderführung, mit Terminen, mit Buchhaltung. Damit kanalisiert man nur die Anforderungen von außen. Jeder denkt, sein Anliegen ist das dringlichste auf dem Planeten. Deshalb ist es so wichtig, Zeit einzuplanen, in der wir uns nicht ablenken lassen. Machen wir das nicht, werden wir gnadenlos von anderen verplant. Ein kleines Beispiel: In einem meiner Seminare erzählte mir eine Dame, dass sie sich inzwischen zweimal in der Woche Zeit für sich und ihren Partner nehme, um „verliebt“ zu sein. Das ist ein guter Anfang.

Wir sollten also mehr an uns denken?

Wir müssen lernen, einen gesunden Egoismus zu entwickeln und den Altruismus in uns zurückzuhalten, um langfristig eine Balance zwischen beidem zu finden. Die meisten Deutschen haben das Problem, nicht Nein sagen zu können. Gerade bei Frauen beobachte ich das häufig: Sie opfern sich auf, für ihren Partner, ihre Kinder, ihre Arbeit. Umso wichtiger ist ein gesunder Egoismus, bei dem man lernt, Zeit für sich zu reservieren. Sonst fragt man sich nach einigen Jahren vielleicht: Wofür habe ich das alles gemacht?