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Virtuelle Events
Virtuelle Business-Events: das Zukunftsmodell?

05/2021

An Online-Meetings und -Events teilzunehmen, ist für viele fast zum Normalzustand geworden. Die Pandemie hat die digitale Transformation im Arbeits- und im Privatleben stark vorangetrieben. Aber sind virtuelle Events die Formate der Zukunft? Können sie Offline-Formate ersetzen? WAGEN EINS beleuchtet Vor- und Nachteile.

Ist-Aufnahme

Kaum eine Branche hat die Corona-Pandemie so schwer getroffen wie den Veranstaltungsbereich. Das gilt zum einen für Freizeit-Events wie Sport-, Kultur- und soziale Veranstaltungen – was jeden persönlich schmerzt. Zum anderen ist der Bereich Business-Events betroffen. Laut einer Studie im Auftrag der Interessengemeinschaft Veranstaltungswirtschaft (IGVW) haben wirtschaftsbezogene Veranstaltungen vor Corona rund 88 Prozent des Umsatzes der Veranstaltungsbranche ausgemacht – im Jahr 2019 waren das insgesamt 130 Milliarden Euro. Der Verband der deutschen Messewirtschaft AUMA listet auf, dass in Deutschland jährlich knapp 180 internationale und nationale Messen mit rund 180 000 Ausstellenden und 10 Millionen Besuchenden stattfinden. Das sind Zahlen, die Deutschland zum Messeland Nummer eins gemacht haben. Aber es sind eben auch Zahlen, die sich auf die Zeit vor Corona beziehen.

Während der Pandemie wurden in 2020 mehr als 70 Prozent der Messen in Deutschland abgesagt oder verschoben. Als Ersatz habe es rund 50 digitale Events gegeben, berichtet AUMA. Und auch, wenn Veranstalter auf Sommer und Herbst hoffen: 2021 sieht bislang nicht anders aus.

Schnelles Umdenken gefragt

Von den an einer aktuellen Umfrage der Deutschen Industrie und Handelskammer teilnehmenden Unternehmen gaben rund drei Viertel an, dass sie die Absage von Messen/Veranstaltungen besonders belaste. Im B2B-Sektor seien Messen sogar das mit Abstand wichtigste Kommunikationsinstrument, twitterte AUMA Anfang im vergangenen Monat.

Um dieses wichtige Instrument des Marketings und der Außenkommunikation nicht zu verlieren, erforderte die Pandemie ein schnelles Umdenken – vonseiten der Veranstaltungsbranche und von Seiten der Unternehmen. Konnten sich vor Corona bei Business-Events noch reale Erlebnisse und Virtual Reality ergänzen, so gilt für den Lockdown: Entweder das Event fällt aus oder man verlegt es in den virtuellen Raum.

Mit der Organisation eines rein virtuellen Events betreten aber noch immer viele Veranstalter Neuland. Im Frühjahr 2020, also am Anfang der Pandemie, gaben in einer Umfrage des Deutschen Fachverlags (dfv) und der Business Target Group in Unternehmen rund 67 Prozent an, virtuelle Messen nicht als geeignete Alternative zu konventionellen Messen zu sehen. Zwar gibt es für das laufende Jahr noch keine vergleichbaren Zahlen. Man kann jedoch davon ausgehen, dass durch die anhaltende Planungsunsicherheit der Anteil der Unternehmen, die sich auf virtuelle Business-Events fokussieren (müssen), ansteigen wird.

Digital statt vor Ort: Pro und Kontra

Die folgenden Beispiele beleuchten die Vor- und Nachteile rein virtueller Formate.

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Beispiel Messe: die ITB

Im vergangenen Jahr musste die weltgrößte Tourismusmesse ITB in Berlin abgesagt werden, auch in diesem Jahr durfte keine Präsenzmesse stattfinden. Man entschied, sie rein virtuell zu organisieren. WAGEN EINS fragte David Ruetz, Chef der ITB, nach seinen Erfahrungen: „Selbstverständlich mussten wir uns als Team völlig neuen Herausforderungen stellen. Das war ein komplexer Kraftakt für alle Beteiligten.“ Insgesamt sei die rein digitale Premiere als ITB Berlin NOW „aufregend, neu und sehr positiv“ gewesen. Als Vorteile nennt Ruetz, dass selbst diejenigen an der Messe teilnehmen konnten, für die eine Anreise aus logistischen oder finanziellen Gründen in der Vergangenheit nicht machbar gewesen wäre. Für Referent:innen sei eine Online-Teilnahme mit deutlich weniger Aufwand verbunden. „Auch sonst fällt ohne Hallen und große Abend-Events natürlich spürbar weniger logistischer Aufwand an – aber auch spürbar weniger sozialer Kontakt.“ Damit kommt Ruetz auf einen für ihn wesentlichen Nachteil zu sprechen. „Der menschliche Kontakt ist nach wie vor durch nichts zu ersetzen. (…) Besonders die Reisebranche ist ein echtes People’s Business – und das lebt von persönlicher Begegnung.“ Sein Wunsch: „2022 hoffentlich wieder unsere realen Tore zu öffnen.“

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Beispiel Kongress: das Mobility Symposium der Deutschen Bahn

In den vergangenen Jahren war das Mobility Symposium der Deutschen Bahn eine Präsenzveranstaltung, bei der Partner aus Business und Leisure zusammenkamen – was 2020 unmöglich war. So wurde die Entscheidung getroffen, die Veranstaltung virtuell zu planen.
Die Premiere der online edition fand im Oktober 2020 statt und wurde sehr gut angenommen. Auch das diesjährige Symposium im April wurde virtuell durchgeführt. Das Orga-Team sieht in der digitalen Version klare Vorteile: „Digital können sich viel mehr Teilnehmer:innen anmelden und wir sind bei der Planung in Bezug auf Ort und Zeit relativ flexibel. Ein Pro ist auch die Ortsungebundenheit, weil dadurch Veranstalter und Teilnehmer:innen Personal- und Reisekosten einsparen können. Themen werden komprimierter als halbstündige Impulse präsentiert, statt in längeren Vorträgen.“
Als Herausforderung empfindet das Orga-Team die Technik: Welche Plattform soll man wählen, welche Streaming-Möglichkeiten nutzen? Und klappt dann auch alles so, wie man es sich vorgestellt hat?

Ein Nachteil der virtuellen Durchführung seien die begrenzten Möglichkeiten der Interaktion, vor allem der Teilnehmer:innen untereinander. Außerdem sieht man die Unverbindlichkeit der Anmeldung etwas kritisch: Sei die Teilnahme kostenfrei, würden manche trotz Anmeldung fernbleiben. Das Fazit des Orga-Teams für die Zeit nach der Pandemie: „Virtuelle Veranstaltungen, bei denen Netzwerken eine große Rolle spielt, werden keinesfalls reale Veranstaltungen dieses Formats ersetzen, dies zeigt auch das Feedback unserer Teilnehmer:innen. Mischformen wären durchaus denkbar.“ Es bleibt also spannend, welches Format das Mobility Symposium 2022 haben wird.

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